葬儀会場に到着すると、受付で記帳をして香典を差し出します。では、受付係に立つ人をどのように決めるべきか、どんな役割があるかをご存じでしょうか？
「葬儀の受付を任された。何をすればいいの？」と依頼された方や、「葬儀の受付を誰にお願いしたらいいのか」と悩む喪主さまに向けて、この記事では、受付係の役割や決め方について解説します。
受付係がすること
まずは受付係がすべき役割をまとめました。主に次のような事柄です。
記帳の促し
参列者が到着したら、芳名帳や記帳カードに記帳を促します。その際「ご参列ありがとうございます。こちらにご記帳をお願いいたします」とひと言添えましょう。
香典の受け取り
参列者が持参した香典をありがたく受け取ります。
受け取った香典の取り扱いは、そのまま保管する、その場で開封して金額を計算するなど、地域によってさまざまです。香典袋を開封する場合は、別に会計係を設けます。
返礼品の渡し
会葬御礼品を手渡します。葬儀によっては、香典返しの品物や引換券を渡すことがあります。
館内の案内
式場、待機所、トイレなどの場所を案内し、開式まで待ってもらうよう促します。
受付係は誰に依頼する？
本来は喪主や遺族が参列者に対して挨拶をし、香典を受け取るのが理想です。
しかし、葬儀の準備であわただしい喪主や、喪に服す遺族がこれらをするのは大きな負担です。だからこそ受付係を設けるのですが、誰に依頼するのが良いのでしょうか。
少し距離のある親戚
最近では家族葬が多いため、葬儀式場に集まるのは家族や親戚だけというのも珍しい話ではありません。
この場合、少し距離の離れた親戚に依頼するのが最もよいでしょう。その中でも、参列者への挨拶や香典の管理を任せられる人にお願いしましょう。
会社の同僚、友人
葬儀の規模が大きくなると、受付係も複数人必要となります。こうした場合では、会社の同僚や友人たちに依頼します。
地域や近隣の方々
古くから続く地域内の助け合いのしきたりから、受付係は近所の人たちが行うケースも少なくありません。地域の慣例がある場合は、それに従うのが良いでしょう。
葬儀社に依頼
どうしても受付係を依頼する相手がいない場合は、葬儀社に相談しましょう。費用は掛かってしまいますが、経験豊富なスタッフがきちんと対応してくれます。
ただし、香典の管理のために、最低ひとりは、喪主が信頼を置ける人を受付係にするべきです。
受付係の重要性とは？
葬儀における受付係は、喪主や遺族に代わって参列者を迎え入れるとても大切な役割を担います。受付での丁重なおもてなしは、故人とその遺族への印象を大きく左右します。
参列者にとって最初に接するのが受付係であるため、その対応が葬儀全体の印象を左右する重要な役割であることを忘れてはいけません。
受付係に必要な人数
受付係の人数は、参列者の数や受付の形式によって異なります。
たとえば、葬儀が「親族」「一般」の区分に分かれる場合、各区分に最低1人ずつ配置するのが望ましいでしょう。また、香典の受け取りと会計管理を別々に担当するケースもあり、その場合はさらに人員を確保する必要があります。
葬儀の規模が大きくなるほど、参列者の流れをスムーズにするために、適切な人数の受付係を配置することが重要です。参列者が多い場合には、受付や会計の専任スタッフを追加するのも一案です。
受付係の人数の目安は以下の通りです。
●20名以下の家族葬 1名
●40名以下の家族葬 2名
●50~100名の一般葬 2~4名（受付と会計を分担）
●100名以上の一般葬 6名以上（受付と会計を分担。記帳所を別に設置）
必要な人数は葬儀社に相談すれば適切なアドバイスが得られるため、事前にしっかりと打ち合わせをしておきましょう。
小規模の家族葬の受付はどうすべき？
小規模な葬儀では、参列者が親族や親しい友人に限られるため、一般的な受付形式を採用する必要はありません。
この場合、記帳用の帳面やカードを目立つ場所に設置し、参列者が自由に記帳できるようにしておくだけで十分です。
香典の受け取りに関しては、特定の人に一時的に係をお願いする程度で構いません。
常に受付に人を配置しておく必要はなく、進行状況に応じて臨機応変に対応できます。
家族葬では柔軟な対応が求められるため、香典や記帳の管理が負担にならないよう、事前に準備を整えておくことが大切です。
葬儀社の助けを借りるのも一つの手です。
おわりに
葬儀における受付係の役割、決め方や人数などについてお分かりいただけましたでしょうか？
受付係について具体的に理解することで、よりスムーズなお別れの時間を作ることができます。
大切な式を滞りなく進めるためにも、事前の計画と信頼できるサポートが何より重要です。
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